Wyciąg  z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Rząśni będącego załącznikiem do Zarządzenia Wójta nr 21 z dnia 1 sierpnia 2007 roku:

§ 7. 1. Sekretarz Gminy – w zakresie ustalonym przez Wójta – zapewnia sprawne funkcjonowanie i warunki działania, a także organizuje pracę Urzędu oraz wykonuje zadania w imieniu Wójta w zakresie udzielonych upoważnień.

§ 8. W przypadku nieobecności Wójta jego obowiązki pełni Sekretarz Gminy.

§ 10. Wójt może upoważnić Sekretarza Gminy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.

§ 12. 1. Strukturę Urzędu tworzą:

Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

w skład, którego wchodzi:

Kierownik Referatu którym jest Sekretarz Gminy; zastępca na czas nieobecności Sekretarza, wyznaczony przez Wójta, do ośmiu etatów urzędniczych, informatyka oraz w razie potrzeby etaty pomocnika administracyjno-biurowego realizujących zadania z zakresu:     obsługi organów samorządowych, sekretariatu urzędu, ewidencji ludności oraz wydawania i obsługi dowodów osobistych, kancelarii tajnej, działalności gospodarczej, kadr, ochrony danych osobowych, płac, rozliczeń ZUS, podatków od osób fizycznych, obrony cywilnej, spraw wojskowych, pełnomocnika informacji niejawnych, obsługi systemów informatycznych – administrator systemów informatycznych, kontroli wewnętrznej, spraw bhp, archiwizacji Urzędu Gminy,  Gminnego Centrum Informacji, obsługi technicznej tj. sprzątaczki, palacze centralnego ogrzewania, robotnik gospodarczy oraz  gońcy.

VI. Zasady podpisywania pism decyzji.

§ 18. 1. Wójt lub w zastępstwie Sekretarz podpisuje osobiście:

- obwieszczenia, zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne;

- pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz;

- pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy;

- pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu;

- pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy;

- pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądem i organami administracji;

- inne pisma zastrzeżone dla Wójta.

2. Sekretarz lub  kierownik właściwego referatu podpisuje:

- decyzje  z zakresu administracji publicznej

- odpowiedzi na skargi i wnioski

- odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;

- pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych.

2. Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, niezastrzeżone do podpisu Wójta.

3. Sekretarz podpisuje decyzje z zakresu wymiaru podatków, upomnień i pozostałe dokumenty windykacyjne należności.

4. Sekretarz stwierdza własnoręczność podpisów oraz uczestniczy przy sporządzaniu testamentów na wniosek zainteresowanego.

5. Sekretarz stwierdza za zgodność z oryginałem dokumentów

§ 23. 4. Kontrolę i koordynację działań Urzędu, a w szczególności skarg, wniosków i interwencji, sprawuje Sekretarz.

5. Pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych obowiązany jest do dokonywania okresowych ocen sposobu załatwiania spraw i przedkładania ich Sekretarzowi.